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六西格瑪培訓
張馳專欄
精益六西格瑪設計培訓項目/流程的范圍

發布時間:2017-09-21  來源:張馳   點擊:

精益六西格瑪設計培訓項目/流程的范圍

   “范圍”一詞通常指的是問題的大小或團隊所專注的事物的廣度。在六西格瑪項目中,范圍一詞擁有更具體的定義;提到“范圍”,我們的意思是項目團隊謀求對其實施設計或再設計的流程的邊界。因此,范圍就指出了秀場或界限,在這個秀場或界限之內,所有的流程活動都將是再設計工作的考慮對象。確定范圍對流程改進項目也有幫助,因為在哪里可以實施解決方案這個問題上,其能夠為項目團隊提供指引。

   為項目選擇合適的范圍可能會是一項巨大的挑戰。正如COLA公司的項目目標陳述所示,其范圍是簡單地通過指出涉及的流程并且明確將要重新設計的起始步驟和終止步驟來確定的:
   我們將重新設計付款流程,從收到發票直至公司的賬戶上票款兩清。
   新的包括流程的起點是給裝滿產品的容器貼標簽,終點是把產品裝到托盤上以備發貨。
   擁有SIPOC示意圖或一個更將詳盡的流程圖有助于我們確定范圍,因為其容許大家在示意圖上真正地畫出流程的邊界。
   對范圍的選擇常常是一個主管的判斷。比如說,范圍可能而且常常會隨著設計項目的發展進程而調整。
   為了幫助澄清的項目范圍,下面幾個段落描述了我們應該采取的步驟和提出的問題:

1、提出流程的名稱。
最好避免使用部門名稱(例如銷售流程)這樣就會清楚地把再設計(對開展工作的方式進行改變)與機構重組(改變某個團隊或職能部門內部的匯報結構)區分開來。
比如:
采用“付款流程”,而不是“應付賬款”。
采用“客戶服務來電調度流程”,而不是“技術支持流程”。

2、確定終點。
一個流程最重要的元素是最終產品、服務或輸出項。確定終點的最佳準則是:找出流程所處理的“事物”是在哪里被完成并傳遞給顧客或下一個流程的。
回答下列問題:
流程的關鍵輸出項是什么?
誰是客戶?
我們考慮包括在項目范圍以內的最終一個步驟是什么?
實際上,我們是否能夠指望重新設計活動設計這個環節?

3、確定起始點。
下一個步驟是對將要設計的流程的上游邊界進行闡明。如果流程有一個清晰的觸發點或起始點(例如一次客戶來電、一張工作單、原材料或零部件的接收),那么起始點就可以被輕易地指出來。而在其他情況下,尤其是流程內部的各種活動,對起始點的確定可能會更加主觀。
提出下列問題:
l 流程起始于那個環節?或者流程是從哪項活動開始的?
l 哪項關鍵輸入或交接環節可能會成為一個合理的起始點?

4、對范圍進行檢驗。
隨著流程的邊界成形,項目小組需要堤防其涉及了過多的或過于有限的活動。在此,平衡又返回到我們的兩個通用標準,有意義并可以管控。
回答下列問題:
已確定的界限范圍之內是否涵蓋了實現目標所必需的各個活動?
我們是否能夠對目前該范圍之內的所以活動實施有效地設計和管理?
如果對這些步驟實施改變或改進,我們是否真的能夠提升績效標準、效率、競爭力、價值等?
 

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