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六西格瑪培訓
張馳專欄
如何提高精益六西格瑪項目的評審效果

發布時間:2019-02-21  來源:張馳   點擊:

如何提高精益六西格瑪項目的評審效果

作為應對激烈的競爭,成百上千個公司在推行卓越運用、持續改進、精益六西格瑪等活動。然而,有些企業通過開展項目,降低運營成本,提高客戶滿意度;有些企業卻收獲不足。重大的區別在于是否有領導和導師參與的項目定期評審。

一些推行精益六西格瑪的企業在進行項目評審時候可能會出現這樣的問題:出席評審的人員較少,項目報告質量差導致評審沒有達到預期效果。這樣的情況會極大地影響公司精益六西格瑪活動的開展,應該盡力避免和及時糾正。



下面談怎樣才能提高經營六西格瑪項目的評審效果。
首先用5WHY(5個為什么)的方法來分析一下評審沒有達到預期效果的根本原因(各企業的具體情況不完全一樣,這里只是舉出最常見的原因):


針對這六個根本原因,我們可以相應地采取各種對策:
1.提前一個月就設定好項目的評審會議,并在會議開始前1周、3天、1天分別向相關會議人員提醒和確認,可以通過郵件,也可以通過電話或面對面溝通等方式,確保重要人員準時參加會議。

2.盡量將會議時間定在干擾較少、流程負責人相對較空的時候,避開月初、月末、周一和周五下午等時間段。

3.最好每周1次,至少每2周1次,由導師對項目負責人進行項目輔導,討論精益六西格瑪工具應用,避免將技術性的問題帶到項目評審會議。

4.宣布項目評審會議的議程,明確會議上討論的是項目的進度匯報、需要的資源、方案的選擇等需要大家參與的問題,并嚴格按照既定議程進行會議。

5.充分利用高層領導的支持。公司是持續改進活動最大的受益方,高層領導的親自參與能讓流程負責人領會精益六西格瑪項目的重要性。可以設定每月一次的總裁或總經理項目評審會,邀請總裁或總經理和相應的流程負責人參加。通過創辦類似活動的方法來將高層領導的重視落到實處,提高大家的參與度。

6.在評審結束后24小時內將評審的結果、需要采取的措施等內容用郵件通知大家 。及時向大家共享一些項目評審中發現的最佳實踐來表彰先進,促進流程負責人參與項目評審的積極性。

7.必要的話,可以采用給項目評分并公示的方式來督促后進。評分的項目可以包括項目進度、改善成果、內、外部客戶滿意度等。可以按照區域或法人來進行對比,也可以按照黑帶、綠帶、Just Do It等項目類別來進行評比。

8.給項目負責人提供多個優秀項目報告樣本做參考。雖然項目報告樣本可能會讓項目負責人失去創造力,生搬硬套而忽略自己項目的特殊性,但對初學者來說,有多個優秀項目報告做參考還是利大于弊的。

9.給項目負責人講解項目報告怎么寫。傳統的六西格瑪報告中含有大量的復雜的工具,卻缺乏說明性的文字,初學者幾乎無法自學,因此僅僅提供項目報告樣本給項目負責人是遠遠不夠的。花2個小時對項目負責人統一培訓,講解項目報告的整體結構以及前后頁的邏輯關系,是非常高效的方法。

10.每次導師在進行項目輔導時,最好能有書面的輔導記錄,記錄項目報告中需要改進的地方。這樣的記錄對項目負責人精益六西格瑪水平的提升非常有幫助。并可以將這樣的輔導記錄抄送給流程負責人,讓他(或她)及時了解項目的進度情況。通過匯總和提煉這樣的輔導記錄,導師也可以對過去的精益六西格瑪培訓資料做相應修改,增加各種案例及注意事項,使培訓更有針對性,效果更好,從而減少后續的項目輔導的工作量。將這樣的輔導記錄共享,讓其他項目負責人也能夠瀏覽這樣的記錄,也可以讓他們避免同樣的錯誤在自己的項目報告里發生。

11.提供各種工具所用到的表格的空白模板和填寫好的樣本給項目負責人,以節省項目負責人的時間和導師的時間。

12.向項目負責人說明寫項目報告雖然花費時間,但這也是一個理清自己工作思路的好方法。寫報告能力是能力的一種,而且是必須具備的能力,只有多加練習,才能熟能生巧,轉痛苦為輕松,在短時間內完成高水平的報告。

 
采用以上12條建議,將大幅度縮短項目的進度、提高項目的成功率,從而提高企業的經濟效益,提高客戶和員工的滿意度。

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